ALGEMENE VOORWAARDEN DEELNAME STICHTING MEZZEVEULESPEULE

Stichting Mezzeveulespeule Bladel organiseert eenmaal per jaar, in de regel in de laatste week van de basisschoolvakantie, een vakantieweek voor alle basisschoolkinderen (groep 1 t/m 8) van Bladel (hierna te noemen de Jeugdvakantieweek). Voor leerlingen van groep 1 en 2 wordt één speldag georganiseerd. Voor de leerlingen van groep 3 t/m 8 wordt een driedaags programma aangeboden. Voor de leerlingen uit groep 8 wordt ook een overnachting georganiseerd.  De algemene voorwaarden gelden voor alle deelnemers en haar vrijwilligers.

Het doel is om zoveel mogelijk basisschoolkinderen uit Bladel of kinderen die enigszins op een andere manier betrokken zijn met Bladel een fijne, gezellige en spannende vakantieweek te bezorgen. Door de jaren heen is de Jeugdvakantieweek uitgegroeid tot een evenement waar circa  500 kinderen en 250 vrijwilligers aan deelnemen.

De organisatie van Stichting Mezzeveulespeule Bladel heeft een aantal regels opgesteld om de Jeugdvakantieweek zo soepel, gezellig en veilig mogelijk te laten verlopen.

1. INSCHRIJVEN

Inschrijving vooraf:

Inschrijving vooraf is noodzakelijk om deel te kunnen nemen aan de Jeugdvakantiedagen. Daarnaast wordt er van elke deelnemer een klein bedrag aan inschrijfgeld gevraagd. De hoogte van dit bedrag wordt vooraf door de organisatie van de Jeugdvakantieweek bepaald en gecommuniceerd. Stichting Mezzeveulespeule kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade ontstaan door het niet juist of onvolledig invullen van het inschrijfformulier.

Maximaal aantal deelnemers:

Zolang de organisatie kan rekenen op voldoende vrijwilligers, is er geen sprake van een maximum aantal deelnemers.

Indeling na inschrijving:

Na inschrijving worden de kinderen ingedeeld in een groep, waarmee ze het programma zullen volgen. Bij inschrijving wordt de kinderen de mogelijkheid geboden om een vriendje of vriendinnetje als voorkeur op te geven. Er wordt zoveel  mogelijk rekening gehouden met deze voorkeur. Echter is het niet mogelijk om dit altijd in te willigen. De groepen worden met de nodige zorg samengesteld, hierin kan niet meer worden geruild.

Extra aandacht:

Indien uw kind extra aandacht nodig heeft of medicijnen gebruikt, vragen wij u dit vooraf bij de inschrijving kenbaar te maken. Wel vragen we u om dit tijdens de dagen nogmaals te melden bij de leiding. Dit om eventuele onduidelijkheid te voorkomen.

2. PERSOONSGEGEVENS

Voor een goed verloop van de Jeugdvakantieweek worden de volgende gegevens bij inschrijving over uw kind(eren) opgevraagd:

• Naam
• Adres
• Groep
• School
• Bijzonderheden zoals allergieën, belangrijke medische gegeven en andere belangrijke zaken die van belang zijn

Wij vragen van de ouder en/of voogd de volgende gegevens:

• Telefoonnummer
• E-mailadres

Als uw kind medicijnen gebruikt of allergieën heeft, vragen wij u dit aan te geven op het inschrijfformulier. Wij brengen in het belang van uw kind de EHBO en groepsleiding daarvan op de hoogte.

U geeft ons toestemming om de gegevens van het ingeschreven kind te verwerken en te beheren in een beveiligde database. De database wordt gebruikt voor het maken van gegevensformulieren en voor de administratie van de kinderen. De database wordt niet beschikbaar gesteld aan derden. De gegevens van de deelnemers worden enkel gedeeld met de leiding van de groep.  Na afloop van de Jeugdvakantieweek wordt de database in beperkte vorm behouden. Voor meer informatie hierover kijkt u in de Richtlijnen AVG – Stichting Mezzeveulespeule. De meest recente versie van dit document staat gepubliceerd op de internetpagina van Mezzeveulespeule.

3. BETALING

De betaling van het inschrijfgeld dient te worden voldaan tijdens de inschrijving van de deelnemer. Na betaling is de inschrijving definitief. Dit bedrag wordt gebruikt voor alle activiteiten en versnaperingen tijdens de Jeugdvakantieweek.

Wanneer er wordt afgezien van deelname na  het voltooien van de inschrijving binnen 1 week (à zeven dagen) na de inschrijfdatum, wordt het inschrijfgeld geretourneerd. Na deze termijn zal het inschrijfgeld niet meer worden geretourneerd. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het bestuur van de Jeugdvakantieweek Bladel.

4. RESPECT

Pesten, discriminatie en onacceptabel gedrag wordt door de organisatie niet getolereerd. De Jeugdvakantieweek draait om plezier voor alle deelnemers en haar vrijwilligers. De organisatie gaat er vanuit dat iedereen elkaar met respect behandelt.

Bij het niet naleven van de gestelde regels is de organisatie genoodzaakt de ouders/verzorgers hierover in te lichten. De organisatie behoudt zicht het recht voor om bij ernstig wangedrag een kind de verdere deelname aan de Jeugdvakantieweek Bladel te ontzeggen. Dit za altijd na overleg met ouders/verzorgers gebeuren. Restitutie van het inschrijfgeld is in dit geval niet mogelijk.

Onder ernstig wangedrag wordt verstaan:

• Bedreiging en/of gebruik van geweld;
• Het bewust verwonden/letsel toebrengen aan kind(eren) en/of een vrijwilliger;
• Bewust aanbrengen van schade/vernieling;
• Wapens bij zich hebben met de bedoeling te gebruiken voor bedreiging of geweld;
• Onzedelijk gedrag zoals bijvoorbeeld onzedelijk betasten en/of aanranden;
• Of ander gedrag, dat door de organisatie als niet acceptabel wordt ervaren.

5. LEIDING EN VRIJWILLIGERS

Elke groep wordt begeleid door minimaal 1 vrijwilliger met een minimale leeftijd van 17 jaar met ondersteuning van hulpleiding tussen 13 en 16 jaar oud. Daarnaast zijn er vrijwilligers actief voor het opbouwen van het veld, het toneel, het verzorgen van het eten en drinken, begeleiding van het (spel)programma of andere taken.

Tijdens het programma dienen de aanwijzingen van de organisatie te allen tijde door zowel de kinderen, groepsleiding als de vrijwilligers te worden opgevolgd. Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op de vrijwilligers, met als uitzondering bepalingen 1 en 3.

6. AANSPRAKELIJKHEID

Deelname aan de Jeugdvakantieweek geschiedt volledig op eigen risico. De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of eventuele verloren geraakte eigendommen van de kinderen en ouders/verzorgers. De organisatie adviseert om dure spullen, zoals sieraden, telefoons, e.d. thuis te laten.

Stichting Mezzeveulespeule kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade ontstaan door het niet juist of onvolledig invullen van het inschrijfformulier.

7. VEILIGHEID

EHBO

Veiligheid van de kinderen staat altijd voorop. Alle dagen is er op zowel de locaties als onderweg EHBO aanwezig. Groepsleiding, hulpleiding en vrijwilligers met EHBO of BHV worden bij calamiteiten opgeroepen om (extra) ondersteuning te bieden en te zorgen voor de veiligheid van de kinderen.

Verkeersregelaars

Daarnaast wordt er op de fietsroute naar het terrein het oversteken op drukken punten begeleidt door verkeersregelaars. De kinderen volgen het programma met hun hele groep.

Einde van het programma per dag

Aan het einde van het programma dienen de kinderen te worden opgehaald door hun ouders of er wordt toestemming gegeven dat de kinderen alleen naar huis mogen gaan. De leiding van de groep verlaat het terrein niet eerder dan wanneer alle kinderen van het veld zijn vertrokken.                  

Overnachting groep Basisschoolverlaters

Tijdens de overnachting dragen een separaat team van vrijwilligers zorg voor de organisatie van dit onderdeel en de veiligheid van de deelnemende kinderen.

8. AFGELASTINGEN

De organisatie kan bij onvoorziene omstandigheden of andere extreme omstandigheden het besluit nemen de Jeugdvakantieweek of een gedeelte ervan af te gelasten. Alle deelnemers en vrijwilligers worden hier tijdig over geïnformeerd. Informatie hierover is op onze website of onze Facebookpagina te vinden.

Wanneer het programma of een gedeelte van het programma wordt afgelast, zijn wij helaas niet in de mogelijkheid om het inschrijfgeld te retourneren. Wanneer door onvoorziene omstandigheden het evenement geen doorgang heeft, ligt er voor de organisatie geen verplichting om zorg te dragen voor de opvang van de deelnemer.

9. AFMELDEN

Er dient vooraf kenbaar te worden gemaakt bij de groepsleiding, wanneer een kind een  dag(-deel) niet kan deelnemen aan Jeugdvakantieweek Bladel. Op de dag zelf kunt u dat persoonlijk en/of telefonisch melden bij de leiding en/of bij een lid van de organisatie. In de informatiebrief en op onze website worden het desbetreffende contactgegevens vermeld.

10. FOTO- EN FILMMATERIAAL

Middels inschrijving voor deelname aan de Jeugdvakantieweek wordt toestemming gegeven om foto’s en video’s te publiceren of onze website, sociale media-pagina’s of in de krant. Wanneer u hiermee niet akkoord gaat, vragen we u dit vooraf actief te melden bij de groepsleiding en  op het inschrijfformulier. Ook is het mogelijk om op een later tijdstip de organisatie te verzoeken om een foto of ander beeldmateriaal te verwijderen van de internetpagina. Voor meer informatie hierover kijkt u in de Richtlijnen AVG – Stichting Mezzeveulespeule. De meest recente versie van dit document staat gepubliceerd op de internetpagina van Mezzeveulespeule.

11. GEVONDEN VOORWERPEN

Gevonden voorwerpen kunnen ingeleverd, dan wel opgehaald worden in de grote tent op het terrein. Gevonden voorwerpen worden na de Jeugdvakantieweek nog 2 weken bewaard, waarna ze worden vernietigd. Via de website en facebook worden contactgegevens gedeeld waarmee een afspraak kan worden gemaakt om  de gevonden voorwerpen op te halen.